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Étude de cas
Le projet HUB : transformer l’expérience de travail des 23 450 employés de la Banque Nationale
En 2015, la Banque Nationale veut se doter d’une stratégie pour attaquer 3 défis organisationnels importants :
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L’attraction et la rétention des nouvelles générations
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L’amélioration de la collaboration intersectorielle
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La mobilisation des employés
Contexte
Piloté par le département des Ressources humaines, en collaboration avec les équipes TI, l’objectif du chantier se clarifie : il fallait transformer la culture de l’entreprise en faisant évoluer l’expérience de travail des employés.
Il fallait aussi modifier leurs réflexes de collaboration afin de devenir le milieu de travail le plus stimulant au pays. Tout ceci en rendant les employés capables de travailler de n’importe où, en accédant à toute l’information dont ils ont besoin pour être fonctionnel, et avec n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone).
Pour y arriver, il fallait travailler à la fois à :
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Simplifier et moderniser les outils de travail;
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Moderniser les espaces de travail;
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Donner la capacité aux employés de se transformer et d’exprimer leur plein potentiel.
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Défi
Comment créer un mouvement profond de transformation des modes de travail et stimuler la collaboration quand seulement 70 % des employés se disent satisfaits de leur environnement et outils de travail ?
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Objectifs
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Mettre à disposition des employés, à travers un portail numérique unique et simple (digital workplace), les accès, outils et apprentissages reliés aux nouveaux modes de travail.
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Faciliter la collaboration dans des espaces physiques et numériques dynamiques (sur site, à distance et hybride).
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Assurer un taux d’adhésion élevé de la part des employés.
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Ce que nous avons fait
Partir sur de bonnes bases
Avant de changer pour changer, il faut s’entendre sur ce qu’il faut ajuster! À l’aide du Design Thinking, nous avons aidé les équipes à comprendre les motivations qui les poussent à se transformer. Nous les avons aussi guidé à travers les meilleures pratiques en co-création d’information, communication, travail à distance et espace de travail dynamique et intelligent. Tout ça pour leur permettre de faire des choix éclairés.
Développer et engager
Une fois les motivations comprises, nous avons accompagné la BNC dans la transformation et le développement de leurs espaces de travail numériques (digital workplace) et physiques (réaménagement complet de plusieurs étages du siège social de l'entreprise).
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Concrètement ?
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Introduit des principes de ludification, d’apprentissage social et de marketing viral.
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Impliqué les employés dans le processus en stimulant l’adhésion en laissant les employés librement explorer, intégrer et diffuser les outils dans leur quotidien.
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Transformé les espaces de travail selon le concept de voisinage collaboratif et d’espace ouvert non assignés
Simplifier et améliorer
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Une fois les outils numériques et les installations physiques conçus, adoptés et utilisées par les employés, nous avons identifié certaines améliorations à apporter, dont:
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Simplifier l’offre d’outils,
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Aider l’organisation dans la gestion de la surdose informationnelle liée à une transition rapide
Introduire l’intelligence artificielle au service des employés
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Pour adresser les enjeux de simplification et de gestion de la surdose informationnelle, nous avons mis sur pied un assistant virtuel s'appuyant sur l’intelligence artificielle. Cet assistant facilite le quotidien en permettant l’accès à la connaissance plus rapidement.
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Le résultat
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Un environnement numérique et collaboratif unifié
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Des connaissances structurées et migrées vers le cloud
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Une recherche d’information simplifiée grâce au portail numérique (digital workplace)
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La fin des cascades de communications par courriel
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Une culture moins hiérarchique en éliminant les bureaux pour les gestionnaires et exécutifs
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Une réduction drastique du nombre d’impression sur papier
Un succès auprès des employés
90 % des employés de la BNC ont adhéré au portail numérique (digital workplace) et aux outils de collaboration en 9 mois.
Un taux de satisfaction de 100 % des 1 500 employés œuvrant sur les nouveaux étages
